El correo electrónico es rápido, fácil de archivar y recuperar, simple de responder. Ha reemplazado a la correspondencia escrita en casi todas las situaciones. Hace posible y conveniente la comunicación entre centros distantes y es relativamente fiable como registro de conversaciones porque la mayoría de los programas de correo electrónico le notificarán cuando su mensaje haya sido recibido y leído.
Pero no siempre es la mejor manera de comunicarse. Hay veces que es simplemente inapropiado; veces que una conversación cara a cara o voz a voz por teléfono si las partes están muy separadas es mucho mejor.
Cuándo usar el correo electrónico:
- Para enviar avisos generales a muchas personas
- Para enviar correspondencia personal de carácter general y agradable
- Para adjuntar otro archivo – documento, hoja de cálculo, gráficos,
- Notificar a una persona o personas de una reunión e indicar su papel, si es algo especial, en esa reunión.
- Para resumir una conversación y confirmar los temas discutidos, las agendas establecidas y/o las decisiones tomadas.
Por qué usar el correo electrónico:
- Es rápido y barato.
- Permite la distribución masiva de información, avisos y recordatorios con poco alboroto y menos costo. Aquí es donde el correo electrónico brilla.
- Agiliza el trabajo subcontratado. Puedes enviar documentos o gráficos inmediatamente. Hace sólo dos semanas estaba trabajando en cinco sitios web para miembros y necesitaba modificaciones en más de dos docenas de archivos gráficos. Podría pasar mucho tiempo tratando de aprender a manipularlos en un programa de gráficos que no entendía o encontrar a alguien más para hacerlos.
Fui a Elance, publiqué el trabajo, recibí varias ofertas en 30 minutos, seleccioné un proveedor, envié los archivos y terminé el proyecto en 3 horas, todo mientras trabajaba en el resto del trabajo.
Esto crea un registro de comunicación. Lo que envías en un correo electrónico tiende a ser permanente y rastreable. En muchos casos, esto es presumiblemente lo que quieres hacer. En algunos casos, no. Vea mi lista abajo.
A veces una conversación cara a cara o por teléfono es simplemente imposible.
- Cuándo no usar el correo electrónico:
- Cuando el mensaje es extremadamente importante
- Cuando el mensaje es extremadamente confidencial
- Cuando el mensaje contiene malas noticias, quejas, disciplina o temas controvertidos
- Cuando una conversación cara a cara funcionará igual de bien.
- Cuando el mensaje es más largo que una página completa. No estoy seguro de este punto porque a veces es necesario comunicar instrucciones complicadas y una conversación puede ser imprecisa y estar sujeta a los caprichos de la memoria. Si tu mensaje contiene largas explicaciones o instrucciones, un archivo adjunto suele funcionar mejor.
ADVERTENCIA: Algunos destinatarios bloquean todos los archivos adjuntos debido al spam y a los virus.
- Cuando se requiere una conversación de ida y vuelta.
- Cuando el receptor merece la oportunidad de dar una respuesta inmediata.
- Cuando tienes que despedir a alguien. Nunca, nunca hagas esto en un correo electrónico.
¿Por qué no usar el correo electrónico?
- Una vez que presionas el botón de enviar no hay vuelta atrás. No puedes explicar lo que querías decir pero puede que no hayas dicho la mejor manera hasta más tarde.
- Es inseguro y no siempre confiable. A veces se pierde en algún lugar.
- Si las circunstancias o la situación están cargadas emocionalmente, es muy fácil malinterpretar un correo electrónico. El destinatario no puede verle y por lo tanto se pierde una gran parte de la imagen de la comunicación.
Para saber más sobre como abrir un correo electrónico visite: https://comoiniciarsesion.info/iniciar-sesion-en-hotmail-correo-electronico/
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