10 consejos esenciales para mejorar la productividad en la empresa

En una sociedad cuyos modelos de negocio se asemejan cada día más a los norteamericanos, resulta imprescindible adoptar un cambio de actitud frente a las obligaciones, funciones y responsabilidades laborales, un cambio de actitud que mejore notablemente la eficiencia y la productividad laboral con el claro objetivo de obtener una mejora notable en la retribución variable.

Retomo con este post un tema que ya he tratado con anterioridad, que personalmente encuentro sumamente útil, en particular para todos aquellos que recién comienzan su carrera profesional, y que he resumido en consejos esenciales que permiten mejorar la productividad.

Consejos para mejorar la productividad en la empresa

Estos consejos, que transmito constantemente a los nuevos empleados, sobre todo si son junior, son los siguientes:

1. Levántate y empieza a trabajar lo más pronto posible: Éste quizá sea el punto clave para mejorar la productividad laboral, si bien es posiblemente el más controvertido y difícil de llevar a cabo, en parte por la resistencia natural del propio interesado a realizarlo y en parte porque la cultura de empresa lo imposibilite. El objetivo de comenzar a trabajar lo más pronto posible es obtener un grado de concentración mayor, aprovechando el hecho de que en la oficina haya pocos compañeros (o ninguno) y, por tanto, pocos motivos de distracción (o ninguno).
2. Planifica la jornada laboral en primer lugar: Para aspirar a lograr una jornada productiva es imprescindible planificar ésta en primer lugar. Esta planificación, cuya elaboración no debería requerir más de veinte minutos, tiene por objetivo principal obtener una visión global de la carga de trabajo a efectuar, lo que facilitará establecer prioridades, según dificultad o importancia, a cada una de las tareas a realizar. Además, dado que esta planificación requiere detallar algunos aspectos que serán necesarios para la realización de cada tarea, se evita ocupar el tiempo entre tareas distintas con la planificación de las nuevas, permitiendo cierta continuidad en los momentos de máxima concentración.
3. Acomete en primer lugar las tareas más complicadas: Dar máxima prioridad a todas aquellas tareas que resultan ser complejas es esencial, dado que el transcurso de la jornada laboral merma nuestra capacidad de concentración y, por tanto, nuestra eficiencia. Retrasar la realización de tareas complejas es equivalente a exponerse a cometer errores, que en un estado de concentración óptima no se darían y que implican un trabajo extra, muchas veces, innecesario.
4. Realiza las tareas de una en una: Si la planificación es un elemento esencial para la eficiencia en el plano laboral, no menos importante es la concentración con que se desempeñan las distintas tareas a realizar. El objetivo de centrar la atención en una única y exclusiva tarea cada vez, evitando realizar varias simultáneamente, es precisamente lograr un grado de concentración suficientemente alto que permita finalizar la misma en el menor tiempo posible. Cuanto más se diversifique la atención, mayor será el tiempo necesario para alcanzar los objetivos planificados.
5. Realiza pausas cada cierto tiempo: Si abusar de pausas demasiado largas es una perdida de tiempo, que merma nuestra productividad, prescindir de ellas es igualmente malo por provocar una prematura fatiga mental, que reduce nuestra capacidad de concentración y, por tanto, nuestra eficiencia. Es necesario realizar pausas cada cierto tiempo, al menos 15 minutos de descanso por cada 2 horas trabajadas, evitando en la medida de lo posible abusar o prescindir de ellas.
6. Mantén un entorno de trabajo organizado: No sólo hay que evitar motivos que provoquen potenciales distracciones, porque al trabajo se va a trabajar, sino que también hay que evitar el desorden en el puesto de trabajo. La razón principal para mantener un puesto de trabajo escrupulosamente organizado es evitar la perdida de tiempo que supone no poder encontrar recursos necesarios para realizar las tareas que se tengan asignadas. Este consejo quizá sea el más importante de cara a afrontar puntas de trabajo cargadas de estrés.
7. Evita las distracciones del estar on-line: No sólo Internet es un factor determinante para perjudicar la productividad, también los servicios de correo electrónico y mensajería instantánea son una distracción perjudicial, en particular si están configurados para que el usuario reciba avisos sobre nuevas entradas. Estar on-line termina por convertirse en una perdida de tiempo injustificada, si no se realiza con cierta mesura.
8. Evita las distracciones del teléfono: Una de las distracciones que más perjudican la productividad viene dada por los teléfonos y móviles. Lo óptimo sería eliminar tanto la realización como la recepción de llamadas telefónicas personales en momentos que requieren de una máxima concentración y, en su lugar, realizar tales llamadas durante las diversas pausas que se tendrán a lo largo del día.
9. Evita el trabajo innecesario: Sin contar el hecho de que toda tarea innecesaria ni se paga ni se agradece, este tipo de trabajos ocupan un tiempo que bien se puede dedicar a descansar o bien se puede emplear en sacar adelante tareas más importantes o complejas. El trabajo innecesario incrementa la fatiga a corto plazo, reduce la concentración a medio plazo y perjudica la productividad a largo plazo.
10. Evita trabajar hasta tarde: Éste, junto al primer punto descrito, es posiblemente uno de los más conflictivos con respecto a la cultura de empresa. No siempre es posible llevarlo a cabo, aunque no existan razones fundamentadas que lo impidan, y los beneficios son excepcionales. Evitar trabajar hasta tarde permite, como mínimo, disfrutar de un poco de tiempo libre imprescindible para desconectar de nuestras obligaciones laborales.